Agent(e) aux affaires institutionnelles

En collaboration avec le responsable de dossier, le titulaire du poste participe à la planification, l’organisation et la coordination des activités du ou des groupes attribués et assure le suivi des décisions prises. Il favorise la mobilisation syndicale du groupe. Il accompagne le syndicat dans le suivi des prévisions budgétaires du groupe ainsi qu’au suivi administratif des fonds qui lui sont confiés. Il traite ou répond à toute demande d’information relevant de sa compétence provenant notamment des groupes de la relève de la Montérégie et agit à cet égard comme agent de liaison entre les groupes, le coordonnateur régional de la Fédération de la relève agricole du Québec (FRAQ) ainsi que les conseillers et les instances de la Fédération. Enfin, il s’assure de la coordination du travail du secrétariat demandé.

Responsabilités :

• Planifie, répartit et coordonne les activités des adjoints administratifs de la direction des affaires institutionnelles ;
• Agit à titre de personne-ressource du service et facilite la communication entre les conseillers et les adjoints ;
• Accompagne le groupe spécialisé (notamment la Relève) dans la préparation et le suivi du plan de travail ;
• Lorsque requis, prépare et assiste l’animation des assemblées générales et aux réunions du conseil d’administration, en rédige les procès-verbaux ou comptes-rendus et achemine les décisions aux instances ou personnes concernées ;
• Collabore à l’organisation logistique de diverses réunions, assemblées ou activités (convocations, réservation d’hôtel, préparation de la documentation ou du matériel nécessaire, inscriptions des participants) ;
• Participe, avec le responsable du dossier, à la réalisation du plan d’action annuel et assure le soutien logistique et administratif des demandes de suivi ;
• Assiste les membres du conseil d’administration dans la réalisation d’activités régionales, de promotion et de valorisation de la profession ;
• Assiste et fournit l’aide technique requise aux producteurs pour l’application des programmes d’aide à la relève ;
• Assure une gestion de la liste des producteurs de la relève agricole, expédie la correspondance, assure les liens avec les partenaires et assure un suivi budgétaire des activités ;
• Aide à l’arrimage des communications régionales et celles de la Fédération de la relève agricole du Québec (FRAQ) ;
• Recueille et diffuse des informations entre les administrateurs, les producteurs et les différents paliers de l’organisation et des organismes du milieu ;
• Accompagne et forme les administrateurs dans leurs apprentissages du syndicalisme agricole, au besoin ;
• Rédige des documents de support à l’information en collaboration avec le responsable du dossier ;
• Peut réaliser des travaux pour un autre groupe de la Direction des affaires institutionnelles ;
• Accomplit toutes autres tâches connexes.

Exigences :

• Certificat universitaire en administration, en gestion administrative ou autre domaine connexe ;
• Minimum de trois (3) ans d’expérience de travail pertinent ;
• Très bonne connaissance de la suite Office ;
• Bonne connaissance des outils de conférence virtuelle (Teams, Zoom) ;
• Connaissance de la vie associative et du fonctionnement des conseils d’administration ;
• Connaissance du secteur agricole ;
• Excellente maîtrise de la langue française à l’écrit et bonne connaissance à l’oral ;
• Connaissance fonctionnelle de l’anglais ;
• Entregent, diplomatie et excellente aptitude à la communication ;
• Autonomie, initiative et adaptabilité ;
• Capacité de travailler en équipe ainsi qu’avec des partenaires variés ;
• Permis de conduire valide et voiture disponible pour des déplacements.

Début de l’emploi : 25 août 2025

Lieu de travail : bureau de Saint-Hyacinthe et Saint-Rémi

Conditions de travail :

• Classe salariale 5 (54 095.22$ à 71 178.10$) – selon la convention collective en vigueur ;
• Disponibilité requise en dehors des heures normales de bureau à certaines périodes de l’année ;
• Déplacements occasionnels sur le territoire et peut être appelé à coucher à l’extérieur.

Les personnes intéressées peuvent déposer leur candidature par courriel à l’adresse emploismonteregie@upa.qc.ca