Adjoint(e) au Service de comptabilité et fiscalité

Le titulaire du poste effectue le traitement de texte ou la saisie de données pour le personnel du service. Il révise et fait de la mise en page de documents. Il reçoit des appels téléphoniques, fournit les renseignements demandés ou dirige les interlocuteurs à la personne concernée. Il ouvre et distribue le courrier reçu et prépare les envois. Il reproduit, numérise et assemble des documents. Il effectue du classement, compile des données et prépare des listes, des formulaires et des rapports. Il effectue des réservations et prépare le matériel requis pour les réunions. Il participe au remplacement du poste de secrétaire-réceptionniste. Il collabore également à la préparation des documents comptables, notamment la mise en page, la vérification et l’envoi des états financiers et des feuillets fiscaux.

Responsabilités principales :

Sous la supervision de la secrétaire principale, met en page et vérifie les états financiers produits par les comptables professionnels. Vérifie les documents préparés par le personnel ;
Fait la saisie des données, l’impression ainsi que l’assemblage des formulaires et procède à l’envoi postal. Produit des feuillets d’impôt et communique avec les clients ;
Crée, conçoit, met en page, révise et apporte les corrections nécessaires à de la correspondance, des rapports, des procès-verbaux, des présentations, des bulletins et autres documents à partir de notes dictées ou manuscrites ou de brouillons ;
Recherche, transfère, compile et fait l’entrée de données afin de produire des listes, des factures et des statistiques pour remplir divers formulaires informatisés ;
Rédige de la correspondance à partir de notes ou d’idées maîtresses ;
Prépare et effectue l’envoi de documents par courrier postal, par service de courrier ou par voie électronique ou met en ligne les données saisies ;
Ouvre et distribue le courrier postal et électronique ou autre document reçu et coordonne la circulation des renseignements à l’interne et avec les autres services ;
Fixe et confirme des rendez-vous et des réunions et fait des suivis téléphoniques ;
Reçoit les appels téléphoniques, les courriels et les visiteurs. Répond aux demandes de renseignements relevant de sa compétence. Transmet les appels téléphoniques, les courriels et les messages aux personnes concernées ;
Numérise et photocopie des documents, les assemble et en assure la distribution pour le classement. Voit au bon fonctionnement des équipements ;
Organise et maintient les systèmes manuels ou informatisés de classement de dossiers. Collabore à la tenue des inventaires et au bon ordre de la voûte, des salles de mécanographie et de documentation ;
Extrait, fait la fusion et tient à jour des listes. Procède à des vérifications et à des tris, et fait le suivi aux responsables ;
Effectue des sondages et compile les données ;
Participe à des réunions (occasionnellement à l’extérieur) et assiste à des assemblées et assure un soutien administratif concernant la logistique ;
Prépare la documentation requise pour l’accueil et l’inscription des participants pour différentes rencontres ;
Tient une petite caisse occasionnellement pour les besoins courants du service (paiement de repas, achat d’articles ou vente d’objets promotionnels) ;
Participe au remplacement du poste de secrétaire-réceptionniste lors des pauses et des absences (accueille les visiteurs, détermine le but de leur visite et les dirige vers la personne compétente, reçoit le courrier et en assure la distribution) ;
Tient à jour un cahier de procédures pour l’ensemble de ses responsabilités ;
Peut réaliser des travaux de secrétariat pour un autre service ;
Accomplit toutes autres tâches connexes assignées par son supérieur immédiat.

Exigences du poste :

Formation professionnelle en secrétariat ou autre domaine pertinent ;
Plus d’un an d’expérience de travail pertinent ;
Très bonne connaissance de la suite Office ;
Très bonne connaissance de la langue française à l’oral et à l’écrit ;
Connaissance fonctionnelle de l’anglais (un atout) ;
Très bonne connaissance à manipuler des appareils de reprographie et de mécanographie ;
Minutie, fiabilité, travail d’équipe, discrétion, courtoisie ;
Débrouillardise, rapidité d’exécution, et proactivité ;
Connaissance du secteur agricole (un atout).

Début de l’emploi : dès que possible

Lieu de travail : bureau de Saint-Hyacinthe

Conditions de travail :

Classe salariale 2 (37 646,27 $ à 49 535,49 $) – selon la convention collective en vigueur
Disponibilité requise en dehors des heures normales de bureau à certaines périodes de l’année
Déplacements occasionnels sur le territoire

Les personnes intéressées peuvent déposer leur candidature par courriel à l’adresse emploismonteregie@upa.qc.ca