En appui direct à la Direction générale, à la Direction des Affaires institutionnelles, à la Direction de l’administration et des finances et à la Direction des ressources humaines. Le titulaire du poste effectue le traitement de texte ou la saisie de données, révise et fait de la mise en page de documents. Il reçoit des appels téléphoniques, fournit les renseignements demandés ou dirige les interlocuteurs vers la personne concernée. Il ouvre et distribue le courrier reçu, et prépare les envois. Il reproduit, numérise et assemble des documents. Il établit le système de gestion des documents pour le service. Il effectue du classement, compile des données et prépare des listes, des formulaires et des rapports. Il effectue des réservations et prépare le matériel requis pour les réunions.
Responsabilités :
L’adjoint(e) principal(e) peut se voir octroyer une partie ou l’ensemble des responsabilités de la tâche, en fonction des besoins et des priorités des directions soit : les affaires institutionnelles, l’administration et les finances, la direction régionale et/ou les ressources humaines.
Secrétariat
- Planifie et priorise les différentes demandes qui lui sont acheminées;
- Reçoit les appels téléphoniques, les courriels et les visiteurs. Répond aux demandes de renseignements relevant de sa compétence. Transmet les appels téléphoniques, les courriels et les messages aux personnes concernées ;
- Fixe et confirme des rendez-vous et des réunions, et fait des suivis téléphoniques ;
- Prépare des sondages et compile des données ;
- Extrait et tient à jour des listes. Procède à des vérifications, des tris et fait le suivi aux responsables ;
- Effectue l’envoi des convocations des rencontres et les suivis nécessaires pour confirmer les présences dans les délais prévus ;
Rédaction, révision et suivi
- Crée, conçoit, met en page, révise et apporte les corrections nécessaires à de la correspondance, des rapports, des procès-verbaux, des présentations, des politiques, des bulletins et autres documents à partir de notes dictées ou manuscrites, ou de brouillons ;
- Recherche, transfère, compile et fait l’entrée de données afin de produire des listes, des factures et des statistiques pour remplir divers formulaires informatisés ;
- Rédige, transmet et classe les déclarations du Carrefour Lobby ;
- Rédige de la correspondance, des procédures ou des guides à partir de notes ou d’idées maîtresses ;
- Prépare des listes, effectue le suivi des présences et compile les données relatives à la participation ;
- Met en place et maintien des procédures efficaces pour optimiser les méthodes de travail ;
Gestion documentaire
- Assure le classement, l’archivage et la gestion des documents ;
- Assure et participe à la conception des méthodes d’archivage des documents et dossiers en conformité avec les modalités de fonctionnement du plan défini ;
- Ouvre et distribue le courrier postal et électronique ou autres documents reçus, et coordonne la circulation des renseignements à l’interne et avec les autres services ;
- Numérise et photocopie des documents, les assemble et en assure la distribution pour le classement. Voit au bon fonctionnement des équipements ;
- Organise et maintient les systèmes manuels ou informatisés de classement de dossiers ;
Logistique
- Participe à la logistique pour l’organisation des événements et des réunions internes et/ou externes, ou des voyages : fait les réservations, prépare la documentation requise, identifie les fournisseurs, fait le suivi avec les conférenciers, les collaborateurs et les participants, demande des soumissions en s’assurant du respect du budget alloué, et prépare les salles de même que le matériel requis (équipement audiovisuel, fournitures, services de boisson et de nourriture) ;
- Au besoin, participe à des réunions, assiste à des assemblées et assure un soutien administratif concernant la logistique ;
- Accomplit toutes autres tâches connexes assignées par son supérieur immédiat.
Exigences :
- Diplôme d’études professionnelles ou collégiales en bureautique, en secrétariat, en gestion administrative ou autre domaine pertinent ;
- Trois (3) ans d’expérience de travail pertinent ;
- Très bonne connaissance de la suite Office ;
- Bonne connaissance des outils de conférence virtuelle (Teams, Zoom) ;
- Très bonne connaissance de la langue française à l’écrit et bonne connaissance à l’oral ;
- Très bonne connaissance à manipuler des appareils de reprographie et de mécanographie ;
- Minutie, fiabilité, travail d’équipe, discrétion, courtoisie ;
- Débrouillardise, rapidité d’exécution, et proactivité ;
- Connaissance fonctionnelle de l’anglais (un atout);
- Connaissance du secteur agricole (un atout).
Conditions de travail :
- Classe salariale 3 (43 243,29 $ à 56 901,43 $) – selon la convention collective en vigueur
- Déplacements occasionnels sur le territoire
- Disponibilité requise en dehors des heures normales de bureau à certaines périodes de l’année
Entrée en fonction : le plus tôt possible
Lieu de travail : bureau de Saint-Hyacinthe ou bureau de Saint-Rémi
Les personnes intéressées peuvent déposer leur candidature par courriel à l’adresse emploismonteregie@upa.qc.ca