Déclarations de revenus TET

Préparation des documents nécessaires à la production des déclarations fiscales de vos travailleurs étrangers temporaires

* Placer les documents de l’employeur sur le dessus et ensuite, ceux de chaque travailleur par nationalité.

Employeurs

Documents à remplir par l’employeur

Important!

Ne pas envoyer les documents d’un travailleur n’ayant pas obtenu de NAS ou de NII, car nous ne pourrons produire la déclaration de revenus sans l’un ou l’autre.

Si un travailleur a reçu une prestation parentale (feuillet T4E) ou une prestation de retraite (T4A(P) ou NR4), il est très important de nous faire parvenir les feuillets fiscaux (T4E ou T4A(P) ou NR4 au plus tard le 15 avril de l'année suivant la réception de la prestation afin que nous puissions minimiser les impacts fiscaux pour le travailleur au moment de la production de sa déclaration de revenus.

Veuillez nous faire parvenir les documents d’impôts à compter du 1^er janvier seulement.
Seuls les dossiers qui seront complets et payés pour l’ensemble des travailleurs d’un même employeur, passeront à la production des déclarations de revenus. Des frais seront applicables pour les dossiers incomplets, demandant un suivi par le secrétariat.

Dès la réception de la documentation, un délai de 4 semaines est à prévoir pour la production de la déclaration. Prendre note que nous ne pouvons commencer à produire les déclarations avant la fin du mois de février, lorsque notre logiciel d’impôt est prêt et que le gouvernement a approuvé tous les formulaires.

Il est important de savoir que le gouvernement sélectionne chaque année des dossiers de TET aux fins de vérification. Les cas les plus fréquents de vérification sont les vérifications du crédit pour époux (ligne 7 du TD1) et du crédit pour personne à charge admissible (ligne 8 du TD1). Lorsque le dossier d’un TET est visé par un examen du gouvernement, celui-ci reçoit une lettre, à l’adresse de l’employeur, lui demandant de fournir plusieurs pièces justificatives à l’intérieur d’un délai prescrit. Il est très important de nous aviser dès la réception d’une telle lettre pour faire ouvrir une demande de vérification (frais applicables) afin qu’un technicien puisse contacter le gouvernement afin de demander une extension de délai, avant l’échéance du délai indiqué dans la lettre, dans les cas où nous aurions besoin de temps supplémentaire pour réunir l’ensemble des pièces justificatives. Dépassé le délai, si le gouvernement n’a reçu aucune communication, il est en droit d’émettre une nouvelle cotisation sans le crédit visé par la vérification ce qui peut entraîner une dette d’impôt considérable pour le TET. La procédure habituelle pour faire renverser une nouvelle cotisation, consisterait à loger un avis d’opposition, à l’intérieur de 90 jours, de la date du nouvel avis de cotisation. Les honoraires du fiscaliste et un délai de traitement du gouvernement de plusieurs mois seraient à prévoir.

Pour éviter cette situation, il est recommandé à l’employeur d’offrir la possibilité à ses TET d’ouvrir leur courrier pendant leur absence, afin de prendre connaissance d’une éventuelle vérification du gouvernement dans leur dossier. Les TET intéressés devraient alors signer ce formulaire de procuration - Ouverture courrier (679 Ko) pour l’ouverture du courrier pour autoriser l’employeur à ouvrir leur courrier durant leur absence et à faire ouvrir une demande à l’UPA (frais applicables) afin de répondre au gouvernement. Afin de permettre l’envoi d’une réponse au gouvernement avant le retour du TET, il est recommandé à tous les TET de laisser à leur employeur une copie des documents suivants, selon leur situation personnelle, avant de quitter le Canada :

TET avec époux(se) ou conjoint(e) de fait (ligne 7 sur le TD1)
Copie du certificat de mariage ou d’union civile + traduction en français du certificat (service offert par l’UPA) + les preuves de transferts de fonds envoyés à l’époux(se)/conjoint(e) durant l’année d’imposition

Note : le nom de l’époux(se)/conjoint(e) doit absolument figurer sur les preuves de transferts de fonds.

TET avec un enfant à charge admissible (ligne 8 sur le TD1)
Copie du certificat de naissance de l’enfant + traduction en français du certificat de naissance (service offert par l’UPA) + les preuves de transferts de fonds envoyés à la personne qui s’occupe de l’enfant pendant l’absence du TET, durant l’année d’imposition + des explications concernant les modalités de la garde de l’enfant pendant l’absence au Canada + jugement de la cour, si applicable

Note : le nom de la personne qui s’occupe de l’enfant pendant l’absence du TET doit absolument figurer sur les preuves de transferts de fonds.

Les travailleurs intéressés à signer la procuration seraient ainsi protégés s’ils recevaient une lettre de vérification du gouvernement pendant leur absence du Canada.

Travailleurs

Important!

Prendre note que les travailleurs en situation de solde dû d’impôt ont jusqu’au 30 avril pour effectuer le paiement d’impôt afin d’éviter les intérêts.

Note importante concernant la résidence aux fins des impôts
La grande majorité des travailleurs étrangers travaillant au Canada séjournent au Canada de façon temporaire, pour la durée de leur permis de travail avec l’intention de retourner dans leur pays au terme de leur contrat de travail. Ces travailleurs résident de façon habituelle dans leur pays de résidence avec leur famille où ils y centralisent leur mode de vie courante et viennent au Canada de façon occasionnelle dans le cadre d’un ou de plusieurs contrats de travail. Les déclarations de revenus sont produites en tenant compte de cette hypothèse.
Dans le cas où un travailleur viendrait plutôt au Canada avec l’intention de s’y établir de façon permanente, avec sa famille, pour y vivre de façon habituelle et définitive, la situation est différente. Le travailleur pourrait être considéré un résident de fait du Canada. Pour le savoir, il faut analyser l’ensemble des faits propres à la situation du travailleur selon les principes de jurisprudence qui déterminent la résidence au Canada. Une détermination de résidence devrait alors être demandée auprès de l’ARC en complétant le formulaire NR74¹ avant de produire les impôts de ce travailleur. L’obtention du statut de résident de fait du Canada engendre des particularités fiscales dont il faut tenir compte lors de la production de la déclaration de revenus. Il s’agit d’un cas distinct (voir point #9-2 de la section Travailleurs). Pour la production des impôts, il faut fournir la lettre de réponse de l’ARC confirmant le statut de résident de fait du Canada, la copie du NR74 soumis au gouvernement et compléter le formulaire pour les immigrants/résidents permanents.

¹ Pour vous assurer de compléter adéquatement le formulaire NR74 afin que le gouvernement analyse les bonnes informations avant d’émettre sa décision quant au statut de résidence, il est conseillé d’ouvrir une demande en fiscalité pour obtenir un accompagnement (frais applicables). Il n’est pas obligatoire de compléter le NR74 pour les travailleurs ayant obtenu un statut de résident permanent ou un statut de personne protégée en vertu de la Loi canadienne sur l’immigration et la protection des réfugiés. Compléter seulement le formulaire applicable dans la section 9 Formulaires de cas distinct.

Documents à fournir pour/par chacun de vos travailleurs (impression RECTO seulement)

À remplir :

Lors de la remise des documents, il est important de respecter l’ordre suivant :

1. Autorisations / MR69 (2 Mo) NE PAS INSCRIRE DE DATE (À faire compléter seulement si c'est la première fois que votre travailleur fait produire sa déclaration de revenus avec nous. Donc, si vous nous avez déjà fait parvenir l’autorisation et le MR-69, il n’est pas nécessaire de nous les retourner à nouveau.)

2. Demande de dépôt direct et spécimen de chèque. Si votre travailleur a reçu son dépôt direct dans son compte bancaire l’an dernier, ne pas compléter. Sinon, compléter les documents suivants pour chacun de vos travailleurs.

Pour le dépôt direct au provincial, compléter le formulaire suivant (116 Ko) et nous le faire parvenir.

Pour le dépôt direct au fédéral, veuillez compléter le document suivant (968 Ko) et les poster directement au gouvernement à l’adresse inscrite sur le formulaire.

IMPORTANT : Un travailleur peut également s'inscrire au dépôt direct du fédéral et du provincial auprès de son institution financière lors de l'ouverture de son compte bancaire. Il est recommandé de conserver le même compte bancaire d’une année à l’autre pour que l’inscription au dépôt direct demeure valide.

Avertissement pour les nouveaux travailleurs : Un nouveau travailleur produisant pour la première fois une déclaration de revenus au Canada ne peut être inscrit au dépôt direct fédéral pour sa première année d’imposition au Canada. Le travailleur pourra s’inscrire au dépôt direct fédéral lorsqu’il qu’il aura reçu son premier avis de cotisation fédéral. Le formulaire de dépôt direct et un spécimen de chèque devront être envoyés par le producteur à l’adresse indiquée sur le formulaire de dépôt direct.

Changement important au niveau du dépôt direct fédéral seulement : Afin de permettre aux travailleurs d’être inscrits au dépôt direct fédéral à temps pour recevoir leur remboursement d’impôt dans leur compte bancaire, il est recommandé que les formulaires de dépôt direct soient envoyés directement par le producteur au gouvernement à l’adresse inscrite sur le formulaire au plus tard le 1er janvier. La raison étant que le département traitant les demandes de dépôt direct au fédéral met de 3 à 6 mois pour inscrire le travailleur au dépôt direct. Au moment où l’ARC cotise le travailleur, si ce dernier n’est pas inscrit, il recevra alors un chèque de remboursement d’impôt envoyé à l’adresse du producteur. Prendre note que pour ces raisons, nous ne traiterons plus les demandes d’inscription au dépôt direct fédéral.

3. TD1 signé, certificat de mariage, d’union civile ou de naissance (facultatif) et preuve de transferts de fonds (facultatif)

Assurez-vous que le TD1 de votre travailleur reflète bien sa situation personnelle afin que les crédits d’impôt personnels demandés correspondent à sa réalité.

Par exemple, si votre travailleur vous mentionne qu’il est marié et qu’il subvient aux besoins de son épouse, le travailleur sera admissible au crédit pour époux(se) ou conjoint(e) de fait. Dans ce cas, il est important qu’un montant figure à la ligne 7 du TD1. Il faudra également fournir les informations concernant l’épouse dans le questionnaire du travailleur (voir point #8).

De plus, afin de diminuer les risques que le TET soit vérifié par le gouvernement en cours d’année, il est recommandé de fournir une copie du certificat de mariage ou du certificat d’union civile, la traduction en français du certificat (service offert par l’UPA) ainsi que les preuves de transferts de fonds envoyés à l’époux(se) ou conjoint(e) de fait durant l’année.

Dans le cas où le TET demanderait plutôt un crédit pour son enfant à charge (ligne 8 du TD1), il faudra absolument fournir les informations concernant l’enfant dans le questionnaire du travailleur (voir point #8). Il est également recommandé de fournir une copie du certificat de naissance de l’enfant, la traduction en français du certificat (service offert par l’UPA), les preuves de transferts de fonds envoyés à la personne en charge de l’enfant durant son absence ainsi qu’un texte explicatif concernant les modalités de la garde de l’enfant.

Vous devez valider que le TD1 reflète bien la situation personnelle de votre travailleur parce qu’une demande de modification d’une déclaration de revenus pour changer le statut civil engendre des coûts et nous devons obtenir la signature du travailleur pour pouvoir l’envoyer au gouvernement.

Pour les travailleurs mexicains venant du PTAS, assurez-vous que le TD1 est estampé. Si une modification au TD1 devait être apportée, communiquez avec le consulat du Mexique.

4. Copie du permis de travail

5. T4/Relevé 1 (de chaque employeur si votre travailleur a aussi travaillé dans une autre entreprise)

6. Autres feuillets fiscaux : T4E, T4A(P), T5007/R5, T4A et REER (si applicable)

Feuillets T4E, T4A(P), T5007/R5, T4A et REER (si applicable)

Feuillet T4E : Lorsque le TET a reçu des prestations parentales au cours de l’année d’imposition, il est extrêmement important de nous faire parvenir le feuillet T4E du TET avant le 15 avril afin de minimiser les impacts fiscaux pour le TET. Un feuillet T4E remis après la date limite du 15 avril pourrait engendrer une dette d’impôt au fédéral qui aurait pu être évitée en envoyant le feuillet à temps.

Feuillet T4A(P) ou NR4 : Lorsque le TET a reçu des prestations de retraite au cours de l’année d’imposition, il est extrêmement important de nous faire parvenir le feuillet T4A(P) (ou NR4) du TET avant le 15 avril afin de minimiser les impacts fiscaux pour le TET. Un feuillet T4A(P) (ou NR4) remis après la date limite du 15 avril pourrait engendrer une dette d’impôt au fédéral qui aurait pu être évitée en envoyant le feuillet à temps.

Feuillet T5007/R5 : Lorsque le TET a reçu une indemnité suite à une blessure au travail (CNESST), veuillez nous faire parvenir le feuillet T5007.

Feuillet T4A : Le TET peut recevoir un feuillet T4A dans plusieurs situations. Les plus fréquentes sont lorsque le TET a reçu une bourse d’étude pour la francisation (case 105) ou lorsque le TET a reçu une indemnisation d’assurance salaire de l’assureur COWAN (case 107). Veuillez nous faire parvenir tous les feuilles T4A du TET. À noter que dans le cas d’un feuillet T4A (case 107) émis à la suite d’une indemnisation d’assurance salaire reçue de l’assureur COWAN, vous devez aussi nous joindre une petite note nous mentionnant le total des primes d’assurance salaire payées par le TET puisque celles-ci sont déductibles.

Feuillet REER : Lorsque le TET a cotisé à un régime enregistré d’épargne retraite au cours de l’année d’imposition, veuillez nous faire parvenir le feuillet REER.

7. Factures frais médicaux (facultatif, si applicable)

Crédit d’impôt non-remboursable pour frais médicaux :

Vous pouvez nous envoyer les factures de frais médicaux pour votre TET uniquement si la somme des frais médicaux pour le TET dépasse 3 % de son revenu d’emploi (case 14 de son T4). Réunir ensemble toutes les factures pour un même TET à l’aide d’un trombone et joindre sur le dessus un sommaire des factures présentant le total des frais médicaux payés par le TET pour l’année d’imposition et qui n’étaient pas remboursables par une assurance.

Liste des principaux frais médicaux (factures) que vous pouvez nous faire parvenir :

Dentiste
Orthodontiste
Médicaments vendus sur ordonnance
Optométriste
Médecin et autres professionnels de la santé*

*Les services de massothérapie et d’orthothérapie ne sont pas admissibles.

8. Questionnaire du travailleur en Français (573 Ko) ou en Espagnol (569 Ko) (afin que votre travailleur puisse le compléter lui-même)

Crédit d’impôt pour solidarité

La section D du formulaire « Questionnaire du travailleur » permet de déterminer si un travailleur est admissible au crédit d’impôt pour solidarité.

Il est très important de lire attentivement les questions parce qu’une mauvaise réponse pourrait engendrer une dette provinciale pour le travailleur si le crédit d’impôt pour solidarité est demandé à tort pour le travailleur.

Informations supplémentaires pour vous permettre de bien répondre aux questions :

Question 1 : Est-ce que le TET est présent au Québec depuis le 30 juin 2023?

Vous pouvez répondre « OUI » uniquement si le travailleur était présent au Québec depuis le 30 juin 2023 avec des permis de travail valides depuis le 30 juin 2023 jusqu’à ce jour.

Il ne doit pas y avoir d’interruption dans les permis de travail. Le TET peut avoir eu plusieurs permis de travail couvrant la période comprise entre le 30 juin 2023 et le 1^er juin 2026 mais les permis de travail doivent absolument se succéder. Autrement dit, le travailleur devait être en droit de travailleur au Québec durant toute la période comprise entre le 30 juin 2023 et le 1^er juin 2026.

Le travailleur ne doit jamais être demeuré au Québec illégalement durant toute la période visée. Cela signifie que dans le cas de permis de travail consécutifs, il est obligatoire que la demande de renouvellement du permis de travail ait été effectuée avant l’expiration du précédent permis de travail.

À noter que le fait qu’un travailleur ait pris des vacances à l’extérieur du Canada pendant la période visée ne le disqualifie pas pourvu qu’il possédait un permis de travail VALIDE durant ses vacances.

Question 2 : Si oui, est-il certain que ce travailleur demeure au Québec minimalement jusqu’en juin 2026 avec des permis de travail valides durant toute la période pendant laquelle il séjourne au Québec?

Vous pouvez répondre « OUI » uniquement s’il est certain que le travailleur demeurera à votre emploi minimalement jusqu’en juin 2026 avec des permis de travail valides durant toute la période comprise entre le 30 juin 2023 et juin 2026.

Question 3 : Si oui, indiquer sa date d’arrivée au Québec, le mois et l’année du départ prévu du Québec et fournir ses permis de travail, les confirmations d’envoi de demande de renouvellement de permis de travail à IRCC (IMM5739F), son relevé 31, le formulaire dûment complété de dépôt direct provincial ainsi que le MR-69 dûment complété (formulaire de procuration du provincial présent sur le site de l’UPA).

Indiquer la date d’arrivée au Québec au tout début de la période de séjour consécutive. Il devrait s’agir de la date d’émission du tout premier permis de travail de la série de permis de travail consécutifs.

Indiquer le mois et l’année de départ prévu du Québec pour le travailleur. Il devrait correspondre au mois d’expiration du dernier permis de travail de la série de permis de travail consécutifs.

Fournir les confirmations d’envoi de demande de renouvellement de permis de travail à IRCC (IMM5739F). Au besoin, vous référer au préparateur de la demande de votre centre d’emploi agricole ou de votre organisme de liaison qui s’est occupé de traiter la demande de renouvellement.

Fournir le relevé 31 de votre travailleur (lorsque applicable).

Vous assurer de fournir une copie du formulaire LM-3 pour l’inscription au dépôt direct auprès de Revenu Québec dûment complété puisque le crédit d’impôt pour solidarité est versé directement via dépôt direct dans le compte bancaire du travailleur. Ce formulaire est disponible dans la section « 2. Demande de dépôt direct et spécimen de chèque ».

Vous assurer de fournir un formulaire de procuration provinciale MR-69 dûment complété pour votre travailleur afin que nous puissions communiquer en son nom auprès de Revenu Québec. Ce formulaire est disponible dans la section « Formulaires autorisation » sur le site de l’UPA.

Informations relatives au versement du crédit d’impôt pour solidarité

Le crédit d’impôt solidarité consiste en une prestation. Le crédit n’est donc pas versé à même le remboursement d’impôt provincial au moment de la production des rapports d’impôt. Seule la demande pour le crédit est effectuée au moment de la production de la déclaration de revenus.

La fréquence des versements du crédit d’impôt pour solidarité varie en fonction du montant du crédit.

Un crédit d’un montant de 240 $ ou moins sera payable en un unique versement au mois de juillet suivant la fin de l’année d’imposition visée.

Un crédit d’un montant supérieur à 240 $ et inférieur à 800 $ sera payable en quatre versements aux mois de juillet, octobre, janvier et avril de l’année suivant la fin d’année d’imposition visée.

Un crédit d’un montant de 800 $ ou plus sera payable en 12 versements mensuels débutant au mois de juillet suivant la fin de l’année d’imposition visée.

Mise en garde : L’UPA se réserve le droit de ne pas demander le crédit d’impôt pour solidarité si des informations sont manquantes.

9. Formulaires de cas distinct / Cuestionario para casos distintos (si applicable)

Quand compléter le formulaire cas distinct?

Si l’un de vos TET se trouve dans l’une des 4 situations suivantes, vous devez lui faire compléter le formulaire de cas distinct correspondant à sa situation :

1. Votre TET fait partie de l’un des pays ci-dessous, ayant signé une convention fiscale avec le Canada :

U – Z : Ukraine Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre – Venezuela Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre – Viêtnam Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre – Zambie Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre – Zimbabwe Ce lien s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre

Remplir ce formulaire : Formulaire pour TET venant d’un pays ayant signé une CF avec le Canada (172 Ko) / Cuestionario para los TET Provenientes de un país con el cual Canadá ha firmado un convenio fiscal (161 Ko)

2. Votre TET a obtenu sa résidence permanente au Canada en 2024 (son nouveau NAS ne débute plus par un « 9 ») ou votre TET est un résident de fait du Canada (NR74 complété) : Formulaire pour les immigrants/résidents permanents / Cuestionario para los Inmigrantes/ Residentes Permanentes (362 Ko)

3. Votre TET a obtenu le statut de réfugié et de personne protégée au Canada en 2024 : Formulaire pour les réfugiés/demandeurs d’asile (172 Ko) / Cuestionario para Refugiados o solicitantes de Asilo (158 Ko)

4. Votre TET a un conjoint(e) de fait ou époux(se) canadien(ne) en 2024 : Formulaire pour le conjoint( e) / époux(se) canadien(ne) d’un TET (188 Ko) / Cuestionario para el cónyuge/ esposo(a) canadiense de un TET (170 Ko)

Le coût de production d’une déclaration de revenus « cas distinct » est de 200 $ taxes incluses.

Compléter le formulaire de paiement (267 Ko) .

Déclarations de revenus TET

Voici les documents à télécharger et à imprimer. Veuillez les compléter et nous les retourner à l’une des adresses suivantes :

* Placer les documents de l’employeur sur le dessus et ensuite, ceux de chaque travailleur par nationalité.

Documents à remplir par l’employeur

Vérifications par le gouvernement